Mehr als 6.000 Meter neue Akten: Wie das Kirchenarchiv den Wandel bewältigt

Das Archiv der bayerischen Landeskirche  steht an einem Wendepunkt: Reformen, Fusionen und Strukturreformen sorgen für einen enormen Zufluss historischer Bestände. Gleichzeitig muss die digitale Zukunft des kirchlichen Gedächtnisses gestaltet werden. Archivleiterin Alexandra Lutz erklärt im sonntags-Interview. wie analoge und digitale Überlieferung gelingen kann - und warum sie sich wünscht, in Veränderungsprozesse der Landeskirche eher eingebunden zu werden.

Rieke Harmsen: Die evangelische Kirche in Bayern muss sparen, viele Gemeinden fusionieren oder werden aufgelöst. Was bedeutet das für Sie als landeskirchliches Archiv?

Lutz: Tatsächlich kommt momentan eine riesengroße Abgabewelle auf das landeskirchliche Archiv zu. Pfarreien und Dekanate fusionieren, Gebäude werden aufgegeben. Die Menschen suchen eine Möglichkeit, ihre Unterlagen, ihre Pfarrarchive und älteren Registraturbestände gut aufzubewahren. Genau dafür sind wir da. 

Wir erhalten derzeit mehr Archivanbietungen als jemals zuvor. Gleichzeitig führen wir ein Projekt zur Digitalisierung aller Kirchenbücher der ELKB durch.

Können Sie das beziffern?

Lutz: Unser Team bereist zweimal pro Woche die Dekanate und Pfarreien. Inzwischen nehmen wir dabei nicht nur Kirchenbücher mit, sondern auch in großem Umfang Pfarrarchive und weitere Überlieferungen.

Allein 2025 haben wir 15 Pfarrarchive komplett übernommen sowie zahlreiche Ergänzungen. Insgesamt waren das 74 Abgaben mit einem Umfang von etwa 400 laufenden Metern. Hochgerechnet werden wir bis zum Ende unseres Projekts im Jahr 2030 ungefähr 6.000 laufende Meter übernehmen.

Das ist eine enorme Welle, die auf uns zukommt. Damit unterstützen wir die Gemeinden maßgeblich: Wir entlasten sie, stellen die nötigen Räumlichkeiten bereit und übernehmen die damit verbundenen Aufgaben. Dazu gehören Auskünfte aus Pfarrarchiven und Dekanatsüberlieferungen, die sachgerechte Lagerung, die Bereitstellung von Unterlagen und die Betreuung unseres Lesesaals. Das ist momentan eine sehr große Herausforderung.

Was suchen denn die Menschen, die zu Ihnen ins Archiv kommen?

Lutz: Es gibt zum einen zahlreiche Anfragen aus der Landeskirche selbst, da das Archiv den zentralen Wissensspeicher der ELKB darstellt. Außerdem beantworten wir Anfragen von Wissenschaftlern, Familienforschern und Heimatforschern.
Die größte Nutzergruppe sind derzeit tatsächlich Familienforscher. Das sind Menschen, die sich mit der Geschichte ihrer Familie auseinandersetzen möchten und dafür historische Quellen nutzen. Kirchenbücher sind dabei ganz zentral, weil sie Auskunft darüber geben, welche Vorfahren jemand hatte.

Warum sind die Kirchenbücher so wichtig?

Lutz: In Kirchenbüchern finden sich Eintragungen über Taufen, Trauungen und Beerdigungen. Daneben gibt es weitere Kirchenbücher, die allerdings weniger häufig nachgefragt werden, etwa Konfirmandenregister oder Abendmahlsregister.

Für die Familienforschung sind vor allem Taufen, Trauungen und Beerdigungen wichtig. Erst 1876 wurden staatliche Personenstandsregister eingeführt. Davor waren die Kirchenbücher die zentrale Quelle. Wer Familienforschung betreiben möchte, muss diese Quelle nutzen.

Sie wollen sämtliche Kirchenbücher der evangelischen Kirchengemeinden in Bayern digitalisieren. Wie gehen Sie vor?

Lutz: Wir gehen direkt in die Pfarrämter, erfassen die vorhandenen Kirchenbücher, gleichen sie mit unseren Bestandslisten ab und dokumentieren zusätzliche Bestände.

Die Kirchenbücher werden anschließend mitgenommen, allerdings nicht, um sie den Kirchengemeinden dauerhaft zu entziehen, sondern um sie digitalisieren zu lassen. Danach werden sie in einem Online-Portal veröffentlicht. Ein großer Teil dieser Arbeit ist bereits geschafft, und wir möchten das Projekt bis 2030 abschließen.

Wie viele Kirchenbücher gibt es denn schon online?

Lutz: Über Archion sind bereits sehr viele Kirchenbücher der ELKB online verfügbar. Ende 2025 waren dort 17.294 Kirchenbücher mit rund 3,6 Millionen Bildern online. Diese Inhalte wurden mehr als 13 Millionen Mal aufgerufen. Das zeigt die Bedeutung dieser Quelle und die hohe Nachfrage. Nach Abschluss des Projekts wird die Nutzung voraussichtlich weiter steigen.

Große Plattformen kaufen derzeit Bibliotheken auf, digitalisieren diese und vernichten die Bücher. Wie gehen Sie mit den Originalen um? 

Lutz: Wir würden Originale niemals vernichten. Sie besitzen einen hohen Aussagewert und teilweise auch eine rechtliche Relevanz, etwa bei Anfragen von Erbenermittlern. Wir digitalisieren die Kirchenbücher, um sie den Nutzern einfacher zugänglich zu machen. Familienforscher können dadurch bequem von zu Hause aus recherchieren. Die Originale bleiben erhalten. Nach der Digitalisierung können die Kirchengemeinden entscheiden, ob sie ihre Kirchenbücher zurückerhalten oder ob diese dauerhaft im Landeskirchlichen Archiv aufbewahrt werden sollen.

Wird es irgendwann nur noch digitale Dokumente bei Ihnen geben?

Lutz: Die digitale Transformation spielt eine sehr wichtige Rolle. Wir haben ein digitales Langzeitarchiv aufgebaut und übernehmen zunehmend auch digitale Unterlagen. Wir gehen davon aus, dass künftig immer weniger analoge Unterlagen anfallen werden und stattdessen digitale Unterlagen dauerhaft archiviert werden müssen.

Die digitale Aufbewahrung ist mit hohen Kosten und technologischen Herausforderungen verbunden. Wie gehen Sie damit um?

Lutz: Ich habe die Leitung des Landeskirchlichen Archivs im Sommer 2022 übernommen, zunächst eine Analyse durchgeführt und anschließend einen Projektantrag gestellt. Die Landessynode hat im Herbst 2023 dankenswerter Weise ein großes Projekt zur "Digitalisierung im Landeskirchlichen Archiv" genehmigt.

Mit diesen Mitteln konnten wir ein digitales Langzeitarchiv aufbauen. Außerdem stehen wir kurz vor der Freischaltung eines Online-Recherchesystems, mit dem künftig jeder Interessierte von zu Hause aus recherchieren kann. Wir haben dafür ein neues Archivinformationssystem eingeführt, eine große Datenmigration durchgeführt und werden das System Ende 2026 freischalten. Dann kann jeder von zu Hause aus auf unsere Datenbank zugreifen, nach Schlagworten suchen und Bestände durchsuchen, um zu prüfen, ob es im Archiv Unterlagen gibt, die für ihn relevant sind.

Als ich meine Stelle antrat, gab es hier außerdem noch einen Raum voller handschriftlicher und maschinenschriftlicher Findbücher, die ausschließlich vor Ort eingesehen werden konnten. Diese Daten wurden nun auch in das neue System überführt. Das ist ein großer Gewinn für die Nutzenden und für die Landeskirche insgesamt. Wir verstehen uns als Wissensspeicher der Landeskirche und ihrer Einrichtungen.

Was ist die größte Herausforderung für digitale Archive?

Lutz: Die digitale Transformation beschäftigt uns massiv. Mit dem Aufbau der Infrastruktur endet die Arbeit nicht. Eine große Herausforderung sind digitale Dateiablagen.  Wir beobachten, dass in vielen kirchlichen Einrichtungen nicht mehr analog gearbeitet wird. Die Unterlagen werden digital gespeichert, allerdings oft nicht nach einem Aktenplan, sondern nach individuellen Strukturen. Diese mögen für die jeweilige Person logisch sein, sind aber später häufig schwer nachvollziehbar.

Wir übernehmen bereits jetzt in großem Umfang solche Dateiablagen. Es ist sehr aufwendig festzustellen, welche Unterlagen archivwürdig sind. 
Grundsätzlich müssen wir den digitalen Transformationsprozess aktiv begleiten, gute Strukturen schaffen und bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen und Fachverfahren frühzeitig eingebunden werden. Es gibt inzwischen elektronische Kirchenbücher, Geoinformationssysteme und elektronische Meldedatensysteme. All diese Unterlagen müssen später archiviert werden. Gleiches gilt für Webseiten.